С помощью электронной почты происходит ежедневный обмен информацией, в том числе в рабочих целях. Сотрудники компаний делятся друг с другом полезными сведениями, обмениваются документами, файлами и служебными записками. Попробуем выяснить, как справляются с этим общедоступные почтовые сервисы и стоит ли настраивать собственный почтовый сервер? Речь об этом пойдет в этой статье.

В чем заключается работа почтового сервера

Представьте себе ситуацию, что ваш друг живет далеко от вас, и вы решили поздравить его с праздником. Вы подписываете праздничную открытку, покупаете конверт, указываете почтовый адрес и несете в ближайшее почтовое отделение. Почтовое отделение оформляет прием конверта и отправляет по адресу. Конверт доставляется другу, он получает открытку и радуется.

В этом варианте роль конверта уделяется почтовому клиенту (программе по работе с почтой). Почтовые клиенты: Microsoft Outlook, Mailbird, Thunderbird, TouchMail, The Bat! и др. Почтовому серверу выделяется не менее значимая роль, ведь он, как и почта, обрабатывает все отправляемые и получаемые письма. Популярными почтовыми серверами являются Gmail (Google), Яндекс, Mail.ru.

Почтовым сервером называется программа, которая обеспечивает передачу сообщений от компьютера к компьютеру, с использованием определенных протоколов:

• Simple Mail Transfer Protocol — Отправляет письмо почтовому серверу.
• Post Office Protocol 3 — Принимает письмо и передает получателю.
• Internet Message Access Protocol — Современный протокол извлекает письмо из почтового сервера. Отличается от работающего на сервере IMAP тем, что скачивает входящие письма и сохраняет их локально.

Популярные решения для корпоративной почты

Среди решений можно отметить создание сервера для рассылки и сбора почты и другие способы. На выбор своего способа могут повлиять масштабы вашего бизнеса, а также направленность бюджета, выделенного на обслуживание почты.

Бесплатный email

Зарегистрированный в общедоступном почтовом сервисе Email является электронной почтой, которой мы пользуемся для личной переписки, регистрации в различных сервисах и др. Внешний вид ящика: mail@yandex.ru, mail@mail.ru и т. д.

Достоинства:

• простой интерфейс;
• бесплатный сервис;
• отсутствие настройки ресурсных записей.

Недостатки:

• ограничения в почтовой квоте;
• недоступность красивых имен;
• сложность обозначения привязки почтового ящика к определенной компании;
• небезопасность (при смене пароля к почтовому ящику компания может потерять доступ к важным данным).

Почта на домене

Есть возможность зарегистрировать домен, напоминающий название вашей компании, для того чтобы использовать его для создания почтовых ящиков в сервисе, предоставляющем услугу почты на домене. Например, имя почтового ящика будет оканчиваться наименованием компании, а начинаться с названия любого отдела, фамилии и имени сотрудника и т. д. Внешний вид ящика: mail@yourdomain.ru

Достоинства:

• можно воспользоваться бесплатной услугой почты, предоставляемой большей частью сервисов, и оплачивать только обслуживание домена;
• распределение корреспонденции как в web-интерфейсе, так и в другом почтовом клиенте;
• доступный после создания почтового ящика функционал включает: антиспам, настройку фильтров, изменения почтовой квоты, переадресацию, сбор почты и т. д.

Недостатки:

• не предоставляется возможность настройки сервера под свои нужды;
• нельзя устранить возникновение сбоев в работе сервера.

Персональный почтовый сервер

Это как почта для домена, которая описана в предыдущем пункте, а именно расширенная версия почты для домена, упомянутого выше — происходит настройка как домена, так и самого сервера.

Достоинства:

• подстраивание настройки сервера под себя: ограничение доступа, резервное копирование, правила пересылки писем, белые и черные списки и т. д.
• отслеживание работы почтового сервера и доступ к логам, позволяющие решить проблему с доставкой писем;
• контролирование работы сервера.

Недостатки:

• материальные расходы на приобретение необходимого для работы оборудования;
• требование специальных знаний для настройки сервера, а также навыков администрирования Linux или Windows Server.

Какие компании нуждаются в установке почтового сервера

Даже имея поверхностные представления о том, что такое почтовый сервер, можно сделать вывод нужен ли он вашей компании. Далее потребуется определить, какое место занимает почта в ваших рабочих процессах, и оценить сколько средств вы можете вложить в реализацию проекта.

Необходимо обратить внимание на численность штата компании. Если коллектив состоит из небольшой группы сотрудников, примерно 10-20 человек, рекомендуется создание почты на домене с расположением на серверах почтового сервиса или хостинга. Почему в этой ситуации не выгодна стандартная почта? Ответ прост: электронный адрес с уникальным доменом хорошо сказывается на репутации компании и вызывает большее доверие, а также проще запоминается. С его помощью руководитель может контролировать работу отделов. Среди всего разнообразия корпоративной почты почтовый сервер идеально подходит для средних и крупных организаций.